Politiques et procédures

Les politiques et procédures qui régissent Rendez-vous Canada font en sorte que :

• dans ce milieu de vive concurrence, chaque organisme soit traité équitablement et que personne ne soit désavantagé en raison du non-respect des règles par d’autres intervenants;
• seuls ceux qui assument une partie des coûts liés à Rendez-vous Canada par l’intermédiaire de leurs frais d’inscription soient autorisés à faire des affaires au cours de l’événement proprement dit ou des activités officielles;
• l’on n’abuse pas de la générosité des commanditaires des activités officielles, ce qui serait le cas en permettant la participation de personnes non autorisées.

Tout organisme ou individu qui ne respecte pas les politiques régissant Rendez-vous Canada peut se voir exclu de l’événement de cette année-là et des années ultérieures.

Renseignements généraux

L’élaboration de toutes les politiques est faite en collaboration avec des intervenants de l’industrie touristique des secteurs privé et public. Toute modification aux objectifs et aux conditions des politiques générales de Rendez-vous Canada sera approuvée par Destination Canada.

Insignes d’identité

Les délégués doivent avoir leur insigne d’identité de Rendez-vous Canada bien en vue en tout temps et ne doivent les céder à quiconque sous aucun prétexte. Les insignes ne peuvent être dissimulés par des cartes professionnelles, des épinglettes ou des autocollants et ils ne doivent être modifiés d’aucune manière.

L’insigne porte le nom de son titulaire, celui de l’organisme et celui de la ville et de la province ou du territoire où l’organisme est situé. Seules les personnes portant un insigne d’identité sont admises aux activités et aux installations officielles de Rendez-vous Canada.

Personnes-ressources principales

Les personnes-ressources principales sont les agents de liaison avec Rendez-vous Canada désignés par leur organisme. Ces personnes sont responsables de l’inscription des délégués de leur organisme, du paiement des frais et de la présentation des demandes de rendez-vous en temps opportun. Il leur incombe de veiller à ce que tous les délégués de leur organisme reçoivent, lisent et comprennent les politiques qui régissent Rendez-vous Canada. Les personnes-ressources ont également la responsabilité d’informer Rendez-vous Canada par écrit de tout changement à leur inscription ainsi qu’à celle de leurs délégués ou de leur organisme. Le nom de la personne-ressource principale doit être indiqué sur les demandes d’inscription officielles.

Politique concernant les invités, dignitaires et accompagnateurs

Sauf autorisation expresse de l’hôte d’une activité et approbation de la personne concernée par Rendez-vous Canada, aucun invité, conjoint(e), dignitaire ou accompagnateur n’est admis aux activités officielles. En outre, aucun accompagnateur ou personne non inscrite ne peut avoir accès aux installations de Rendez-vous Canada, carrefour et salon des délégués compris. Rendez-vous Canada ne vend pas de billets permettant d’assister à ses activités, visites, etc.

Activités officielles

Il est interdit d’accueillir des délégués ou de leur offrir d’autres activités en même temps que les activités officielles de Rendez-vous Canada, que ce soit sur les lieux du salon ou ailleurs. Prière de consulter le calendrier officiel des événements. Les organisations qui violent cette règle s’exposent à des amendes équivalant aux dommages causés à l’hôte et risquent d’être suspendues l’année suivante.

Les activités d’accueil peuvent avoir lieu avant et après les événements officiels prévus au programme.

Veuillez consulter les organisateurs de Rendez-vous Canada avant d’organiser toute activité non officielle. Rendez-vous Canada souhaite travailler en collaboration avec tous les intervenants afin de maximiser les occasions de marketing offertes lors de l’événement.

Affectation des stands et priorité accordée aux nouveaux produits

Rendez-vous Canada est chargé des groupements provinciaux, territoriaux et nationaux au carrefour. Les provinces et les territoires répartissent ensuite les stands entre les groupements provinciaux et territoriaux. Rendez-vous Canada répartit les stands entre les groupements nationaux.

L’espace de stand pour les vendeurs et les OMD sera attribué par les représentants provinciaux/territoriaux et/ou L’AITC en tenant compte des facteurs suivants :

  • L’espace disponible sur l’aire du salon;
  • L’analyse de demandes de rendez-vous de la part d’acheteurs avant la tenue de Rendez-vous Canada;
  • Les résultats du sondage auprès des acheteurs de Rendez-vous Canada;
  • L’examen de la représentation totale des produits affiliés à des marques inscrits individuellement dans les sections provinciales et territoriales et dans la section nationale;
  • La date à laquelle l’inscription a été reçue.

On peut accorder à un nouveau produit la priorité de l’espace de stand si Destination Canada et la province ou le territoire conviennent que le produit ou la destination en question présente un certain potentiel.

Un nouveau produit appartient à l’une des deux catégories suivantes :

  • Nouvelle entreprise : Doit satisfaire aux critères utilisés pour évaluer le degré de préparation à l’exportation.
  • Entreprise existante : Nouveau circuit, service ou ajout structurel qui produiront une demande.

Les éléments suivants ne constituent pas un nouveau produit  :

  • Des améliorations ou rénovations : par ex. rénovations dans un hôtel, ajout de chambres
  • Changement de nom ou de propriétaire.

Assurance et responsabilité 

Les vendeurs qui veulent assurer leurs articles exposés doivent le faire à leurs frais. Les vendeurs doivent souscrire leur propre assurance responsabilité civile. Rendez-vous Canada et l’AITC ne seront responsables d’aucun dommage aux biens du vendeur ou à son personnel, en raison d’incendie, de vol, d’accident ou autre incident qui pourrait découler de l’utilisation et de l’occupation de l’espace ou de l’édifice loué. Le vendeur accepte de dédommager et d’exonérer Rendez-vous Canada et l’AITC de toute réclamation de toute personne que ce soit, découlant d’actions ou d’omissions des vendeurs et de leur personnel. Les vendeurs fourniront leur propre assurance responsabilité civile.

Sécurité des composantes du stand

Rendez-vous Canada assurera la sécurité nécessaire au salon en dehors des heures d’ouverture. Toutefois, Rendez-vous Canada et l’AITC ne sont pas responsables des pertes de matériel ou encore des dommages causés à du matériel sur les lieux de Rendez-vous Canada.

Couverture médiatique

  • Les médias locaux et régionaux souhaitant couvrir Rendez-vous Canada seront accrédités sur place au centre des médias, durant l’événement.
  •  Aucune publication émanant de médias ne peut être distribuée pendant les activités commanditées ou sur le site de Rendez-vous Canada. Le centre des médias est pourvu de présentoirs pour les publications ayant été approuvées avant l’événement.
  • Les médias sont responsables d’organiser l’envoi de tout leur matériel.
  • Un rendez-vous entre un acheteur et un vendeur ne peut être interrompu sous aucun prétexte. Une salle privée est disponible au centre des médias à des fins d’entrevues.
  • Les représentants des médias locaux et régionaux doivent être accompagnés d’un membre du personnel du centre des médias en tout temps lorsqu’ils se trouvent à Rendez-vous Canada.

Sollicitation et vente d’espaces publicitaires

Les représentants des médias, les acheteurs, les vendeurs et les organismes de marketing de destination ne sont pas autorisés à solliciter ni à vendre de l’espace ou du temps publicitaire sur les lieux où se déroule Rendez-vous Canada ni pendant les activités commanditées de Rendez-vous Canada. Les personnes qui solliciteront de la publicité seront expulsées de Rendez-vous Canada et les privilèges rattachés à leur accréditation leur seront retirés.

Droit d’examiner la participation d’un organisme

Destination Canada et l’Association de l’industrie touristique du Canada (AITC) se réservent le droit d’examiner la participation d’un organisme individuel à Rendez-vous Canada et les critères de sélection sur une base annuelle afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux conditions et aux tendances du moment. Il est possible de faire appel des décisions en présentant une demande par écrit à Destination Canada qui nommera trois membres du comité pour revoir la décision.

Le nombre de rendez-vous demandés par les acheteurs et le nombre total de rendez-vous effectués à Rendez-vous Canada l’année précédente sont des facteurs déterminants pour la participation continue à Rendez-vous Canada. L’AITC, Destination Canada et les coordonnateurs provinciaux et territoriaux se réservent le droit d’établir des seuils de rendement pour gérer la participation à Rendez-vous Canada.

Les acheteurs qui annulent 25 % ou plus de leurs rendez-vous sur place (ou les clients qui ne se présentent pas ou annulent sans motif valable) pourraient ne pas être invités de nouveau à participer à Rendez-vous Canada.

Tous les participants doivent consentir à respecter les instructions figurant dans les « Politiques et procédures » de Rendez-vous Canada, une publication qui fait partie du processus d’inscription.

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